Zahraničné pracovné cesty

Všeobecné informácie

Poskytovanie cestovných náhrad výdavkov a iných plnení pri zahraničných pracovných cestách ZPC upravuje zákon č. 283/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov.

Podľa tohto zákona zahraničnou pracovnou cestou je čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do zahraničia, vrátane výkonu práce v zahraničí, do ukončenia tejto cesty. Zamestnávateľ určí miesto jej nástupu, miesto výkonu práce, čas trvania, spôsob dopravy a ukončenie ZPC, prípadne ďalšie podmienky.

Pri ZPC patrí zamestnancovi za každý kalendárny deň zahraničnej pracovnej cesty podľa uvedeného zákona stravné v cudzej mene, v závislosti od času trvania zahraničnej pracovnej cesty mimo územia SR v kalendárnom dni. Základné sadzby stravného ustanovuje Ministerstvo financií SR formou Opatrenia.

Podrobnosti o organizačnom a finančnom zabezpečení ciest v podmienkach Ekonomickej univerzity v Bratislave (ďalej len „EU v Bratislave“) upravuje Interná smernica číslo 15/2015 „Zásady organizačného a finančného zabezpečenia zahraničných pracovných ciest zamestnancov EU v Bratislave.“

Pri cestách študentov uzatvára EU v Bratislave so študentom zmluvu v súlade s ustanovením § 51 zákona č. 40/1964 Z. z. (Občiansky zákonník) v znení neskorších predpisov. Na základe tejto zmluvy je možné študentovi vyplatiť všetky cestovné náhrady ako zamestnancovi.

Proces vybavovania

Zamestnanec, ktorý je vysielaný EU v Bratislave na zahraničnú pracovnú cestu je povinný si založiť v zamestnaneckom portáli ESS – v časti Cestovné výdavky – „Žiadosť o cestu.“

V žiadosti si zamestnanec zadá zálohu – preddavok na pracovnú cestu, ktorého výšku schváli príslušný vedúci zamestnanec. Preddavok na cestu je poukazovaný bankovým prevodom na osobný účet zamestnanca.

Po založení žiadosti o ZPC je žiadosť odoslaná na elektronické schválenie nadriadenému zamestnancovi. Po schválení nadriadeným, vytlačí zamestnanec/administrátor pracoviska „Príkaz na zahraničnú pracovnú cestu“ a spolu s korešpondenciou (pozvánka, program konferencie ...) ho postúpi na písomné schválenie oprávneným osobám. Následne ho doručí na Oddelenie medzinárodnej mobility, Ústavu medzinárodných vzťahov (ďalej len „CMV“) najneskôr do 10 pracovných dní pred termínom vycestovania.

Ak zamestnanec nepredloží v stanovej lehote 10 pracovných dní pred termínom vycestovania potrebné materiály na CMV, ZPC nebude organizačne zabezpečená a nebude mu poskytnutý preddavok. Počas zahraničnej pracovnej cesty je zamestnanec/cestujúci povinný mať pri sebe kópiu Príkazu na zahraničnú pracovnú cestu ( pre prípad nahlásenia pracovného úrazu).

Po návrate zo ZPC je zamestnanec povinný urobiť vyúčtovanie ZPC, zadať si účtovné výdavky spojené s realizáciou cesty a správu zo ZPC do zamestnaneckého portálu ESS cez "Cestovné výdavky - Pracovisko cestujúceho" a odošle ich elektroniky na schválenie nadriadenému. Po ich schválení vytlačí a upraví administrátor pracoviska „Vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty“ a postúpi ho na podpis oprávneným osobám. Po podpise najneskôr do 10 pracovných dní od návratu zo ZPC zamestnanec doručí vyúčtovanie na CMV spolu s originálmi dokladov originál dokladmi na preplatenie (cestovné lístky, doklady o ubytovaní atď).

CMV vykoná finančnú kontrolu, prípadné zmeny (opravy) a postúpi vyúčtovanie na Oddelenie finančnej učtárne.

Preplatok/nedoplatok ZPC sa bude realizovať v zaúčtovaní miezd v najbližšom výplatnom termíne.

Obstarávanie leteniek

Letenky pre zamestnancov vysielaných na ZPC (okrem programu Erasmus+ KA131 a KA107) zabezpečuje CMV v zmysle Zákona o verejnom obstarávaní č. 343/2015 Z.z. Cestujúci doručí na CMV spolu s „Príkazom na zahraničnú pracovnú cestu“ aj tlačivo POBJ – Požiadavku na vystavenie objednávky“, podpísané oprávnenými osobami a print screen obrazovky letenky, ktorú si cestujúci vybral. Na POBJ je nutné dopísať telefonický kontakt cestujúceho spolu s údajmi o plánovanej ZPC t.j. miesto destinácie (letiska), dátum, číslo letu tam a späť. Následne CMV urobí prieskum trhu a vyberie cenovo najvýhodnejšiu letenku, ktorá je zaslaná emailom na odsúhlasenie pracovníkovi zodpovednému za príslušný zdroj financovania (napr. riešiteľovi projektu) a po odsúhlasení vystaví záväznú objednávku.

Podklady na objednanie letenky je potrebné doručiť v dostatočnom časovom predstihu, z dôvodu zabezpečenia jej najnižšej ceny. Pokiaľ uvedené doklady nebudú komplexne predložené na CMV, letenky nie je možné objednať.

V prípade, ak si zamestnanec zakúpi letenku samostatne, v rozpore s týmto ustanovením, nebude mu letenka následne preplatená.

Poistenie liečebných nákladov v zahraničí

Zamestnanec cestujúci na ZPC musí mať uzatvorené poistenie liečebných nákladov, ktoré je podmienkou schválenia ZPC. Zamestnanec má právo prednostne využívať poistenie poskytované EU v Bratislave na základe „Zmluvy o poistení liečebných nákladov“, uzatvorené medzi EU v Bratislave a zmluvnou poisťovňou.

Poistenie na ZPC sa zabezpečuje formou prenosných poistných kartičiek, ktoré vydáva CMV zamestnancovi deň pred vycestovaním. Po návrate z cesty je zamestnanec povinný poistnú kartičku vrátiť do 24 hodín od návratu zo ZPC na CMV.

V prípade, ak má zamestnanec uzatvorené vlastné cestovné poistenie, poistná karta mu poskytnutá nie je. Zamestnanec je povinný predložiť na CMV spolu s príkazom na ZPC aj kópiu poistnej zmluvy, kde bude uvedená dĺžka poistného krytia, poistné produkty, ako aj číslo poistnej zmluvy. Pod poistnými produktmi sa rozumie minimálne úrazové poistenie, poistenie liečebných nákladov a poistenie zodpovednosti za škodu. CMV následne preverí, či dané poistné krytie je platné na obdobie trvania zahraničnej pracovnej cesty. V prípade, ak poistenie nie je platné, zamestnancovi bude poskytnuté formou poistnej kartičky.

Dokumenty a formuláre